Un(e) assistant(e) services généraux

Fonction polyvalente.
Coordonner les informations et activités des services généraux de l’entreprise, avec un rôle de support administratif au quotidien.

Sous la supervision de la Responsable des Services Généraux,

Accompagnement du pilotage des processus services dans nos locaux (Travaux, Maintenance, Climatisation, Eclairage, Ménage, Sécurité, Sûreté) et services aux occupants (Aménagement des postes de travail, Courses externes, Reprographie, Fournitures, Archives, Parkings, Multitâches, Destruction papier…)

Recueil, analyse et traitement des dysfonctionnements
Propositions d'actions d'améliorations

Conduite de projets ponctuels selon les directives du Responsable des Services Généraux
Animer une équipe de projet
Coordonner son action avec les autres services
Négocier des délais, des moyens avec le réseau, la sous ‐traitance, les fournisseurs et partenaires

Maitrise des dépenses dans un souci d'économie et de maintien de la qualité de services, participation à la préparation et au suivi du budget et indicateurs de gestion.
Vérifier et mettre au paiement les factures des fournisseurs

Élaborer des tableaux de bord pour le suivi et l’analyse de l’activité
Effectuer des reportings de l’activité du service

Maintenir les procédures à jour
Rédaction des communications internes à destination des occupants
Rédaction des procédures de fonctionnement et de l’organisation en interne ou pour les prestataires

Accueil téléphonique et physique ainsi que réception, envoi, tri et distribution du courrier, archivage des dossiers du service
Achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien, éléments de décoration, confection de cartes de visites, badges d’entrée, de clés, et leur suivi.


Profil :

Maîtrise du pack office, MAITRISE EXCEL IMPERATIVE (Niveau Expert)
Méthodique, rigoureux(se) et parfaitement organisé(e), sachant gérer les priorités. (Respect des délais, fiabilité)
Anticiper et faire preuve de réactivité
Etre force de proposition
Sens du contact et du service, confidentialité
En contact toutes les entités internes et partenaires externes, il/elle doit avoir une excellente expression écrite et orale, une bonne aisance relationnelle.

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